Am 8. Juli 2024 hat der Verfasser einen Beitrag zu der umsatzsteuerlichen Verpflichtung zu elektronischen Rechnungen ab dem 1.Januar 2025 veröffentlicht. Aufbauend auf dem BMF-Entwurfsschreiben vom 14. Juni 2024 und der Literatur dazu wird dieser nachfolgend ergänzt.
Es wird nachfolgend kurz auf die verschiedenen möglichen Formate von Rechnungen und deren Behandlung in der Übergangsphase eingegangen:
1.1 Papierrechnung
Ab 1.1.2025 mit den Übergangsfristen 1.1.2027 bzw. 1.1.2028 ist die Papierrechnung bei Leistungen zwischen in Deutschland ansässigen umsatzsteuerlichen Unternehmern („B2B“) nicht mehr die Regel. Sie bleibt aber die Regel bei Rechnungen an umsatzsteuerliche Nichtunternehmer („B2C“) oder an nicht in Deutschland ansässige Unternehmer, soweit diese nicht einer elektronischen Rechnung zustimmen.
Entscheidend für die Fristen 1.1.2025/27 oder 28 ist, wann die zu fakturierende Leistung als „ausgeführt“ gilt. Bei Lieferungen ist dies grundsätzlich die Verschaffung der Verfügungsmacht beim Leistungsempfänger und bei sonstigen Leistungen, wenn die Leistung vollendet wurde.
1.2 E-Rechnung nach strukturiertem elektronischen Format
Es gibt zwei anerkannte Formate nach der Norm CN 16931: (i) X-Rechnung und (ii) ZUGFerD.
X-Rechnungen sind bereits Standard bei öffentlichen Aufträgen („B2G“). X-Rechnungen sind zunächst nicht menschenlesbar sondern reine xml-Dateien, die aber mit mit einer entsprechenden EDV menschenlesbar gemacht werden können.
Bei ZUGFerD handelt es sich um ein hybrides Format. Die xml-Dateien sind in menschenlesbare PDF/A3-Dateien eingebettet.
Der Empfang dieser Formate muss bei B2B vom Rechnungsempfänger ab 1.1.2025 gewährleistet sein. Der Rechnungsempfänger muss nicht zustimmen.
1.3 E-Rechnung interoperable mit einem strukturierten elektronischen Format
Andere E-Rechnungs-Formate, die eine Extraktion in das X-Rechnungs- oder ZUGFerD-Format erlauben, sind auch zulässig. Hier bedarf es aber der Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Die Extraktion ist deshalb notwendig, da nach der Übergangsphase elektronische Rechnungen in Echtzeit mit dem Steuerpflichtigen und der Finanzverwaltung ausgetauscht werden sollen.
1.4 Andere EDI-Formate nicht interoperable mit strukturiertem elektronischen Format
Diese E-Rechnungs-Formate sind noch bis 31.12.2027 mit Zustimmung des Rechnungsempfängers zulässig; danach nicht mehr.
1.5 E-Rechnung in einem anderen elektronischem Format (zB PDF)
Diese Rechnungen sind mit Zustimmung des Rechnungsempfängers bis 31.12.2026 erlaubt. Unternehmen/Organkreise mit Umsätzen im Sinne der Kleinunternehmerregelung (§ 19 (3) UStG) im Kalenderjahr 2026 von nicht mehr als TEUR 800 können diese Formate noch mit Zustimmung des Rechnungsempfängers bis 31.12.2027 nutzen.
1.6 Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise
Bei diesen Rechnungen gilt b.a.w. keine E-Rechnungspflicht. Empfang einer E-Rechnung bedarf grundsätzlich der Zustimmung des Leistungsempfängers.
Hat der Rechnungsersteller fälschlicherweise keine E-Rechnung erstellt, war aber zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, kann eine stattdessen ausgestellte sonstige Rechnung nach Abschnitt 15.2a Absatz 7 UStAE durch Ausstellen einer E-Rechnung berichtigt werden. Die berichtigende E-Rechnung muss dies in einer eindeutigen Bezugnahme auf die ursprüngliche sonstige Rechnung zum Ausdruck bringen. Die Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Ausstellung der sonstigen Rechnung zurück, auch wenn der Vorsteuerabzug nach Tz.. 47 des BMF Entwurfsschreibens zunächst nicht möglich gewesen ist (Tz 48 des BMF-Entwurfsschreibens).
Die Zustimmung des Empfängers zu der Rechnungserteilung in einem anderen elektronischen Format bedarf keiner besonderen Form. Die Zustimmung kann etwa in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder konkludent erfolgen.
Elektronisch empfangene Rechnungen müssen von umsatzsteuerlichen Unternehmern auch elektronisch aufbewahrt werden. Eine nur menschenlesbare Kopie reicht nicht aus. Eine Umsatzsteuerprüfung wird die technischen Möglichkeiten der elektronischen Auswertung zukünftig nutzen. Eine Extraktion in die Finanzbuchhaltung ist zwar nicht vorgeschrieben, aber zu empfehlen.
Sofern keine Kleinbetragsrechnung (Brutto bis 250EUR) vorliegt, gilt die E-Rechnungspflicht auch, wenn der Unternehmer „an der Ladentheke“ (zB bei Metro oder Selgros) einkauft. Dies gilt dann z.B. auch für Geschäftsessen im Restaurant.
Gutschriften sind auch Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne und es gilt die E-Rechnungspflicht.
Es wird zukünftig spätestens nach der Übergangszeit für Unternehmer wichtig sein, bei Rechnungsstellung zu differenzieren:
a) Rechnung an andere Unternehmer sind elektronisch zu stellen
aa) Bei den Formaten X-Rechnung oder ZUGFerD bedarf es keiner Zustimmung des Rechnungsempfängers
bb) Zum Format X-Rechnung oder ZUGFerD interoperable Formate bedürfen der Zustimmung des Rechnungsempfängers
cc) Andere elektronische Formate sind nicht mehr zulässig
b) Rechnungen an (i) Nicht-Unternehmer, (ii) Unternehmer für ihren nicht-unternehmerische Bereich, (iii) nicht in Deutschland ansässige Unternehmer (ohne umsatzsteuerliche Betriebstätte) und (iv) Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise bleiben eine sonstige Rechnung in Papier oder zB als PDF Dokumeent. Leistungsempfänger müssen einer E-Rechnung zustimmen. Dies ist insbesondere relevant bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Nicht-Unternehmer, da nach § 14 (2) Nr. 1 UStG eine Rechnungsstellungspflicht besteht, E-Rechnungen wären aber zustimmungspflichtig.
Praxishinweis: Ggf. ist es sinnvoll künftig elektronische Rechnungen zu versenden, die auch menschenlesbar sind z.B. mit oder eingebettet in ein PDF Dokument.
Es ist zu empfehlen, die Einführung der E-Rechnungen als Chance zur Effizienzsteigerung bei der automatisierten Verarbeitung auch in den Prozessen des Rechnungswesen zu begreifen. Auch Umsatzsteuerprüfungen der Finanzverwaltung sollten künftig effizienter ablaufen. Die Steuerteams von ADVANT Beiten an unseren 6 Standorten in Frankfurt, Düsseldorf, München, Hamburg, Berlin und Freiburg stehen ihnen bei steuerfachlichen Fragen und bei der technischen Umsetzung für die E-Rechnungen gerne zur Verfügung.
