Neue Informationspflicht bei der Einstellung ausländischer Mitarbeiter

Seit dem 01.01.2026 sind Arbeitgeber, die Beschäftigte aus Drittstaaten einstellen, verpflichtet, diese über das Beratungsangebot „Faire Integration“ zu informieren. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die neuen Hinweispflichten nach § 45c Aufenthaltsgesetz sowie praktische Empfehlungen für die Umsetzung.

Wer muss die Informationspflicht beachten?

Die Regelung betrifft Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland, die mit Drittstaatsangehörigen einen Arbeitsvertrag für eine Tätigkeit in Deutschland abschließen. Dabei ist entscheidend, dass der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthalt der betreffenden Person sich zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses im Ausland befindet.

Welche Fälle sind nicht erfasst?

Die Regelung gilt nicht für:

• Arbeitsverträge, die vor dem 01.01.2026 geschlossen wurden.

• Arbeitsverträge mit EU-/EWR/schweizerischen Staatsangehörigen.

• Arbeitsverträge mit Personen, die zwar Drittstaatsangehörige sind, sich bei Vertragsschluss aber bereits in Deutschland aufhalten oder dort ihren Wohnsitz haben.

• Arbeitsverträge mit Drittstaatsangehörigen, die im oder aus dem Ausland für ein deutsches Unternehmen arbeiten. 

Worauf muss hingewiesen werden?

Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten auf die Möglichkeit einer kostenlosen Information oder Beratung zu arbeits- und sozialrechtlichen Themen nach § 45b Absatz 1 Satz 1 und 2 Aufenthaltsgesetz (Beratungsangebot „Faire Integration“) hinweisen und die aktuellen Kontaktdaten der vom Arbeitsplatz nächstgelegenen Beratungsstelle mitteilen. Eine Übersicht der Beratungsstellen finden sich unter: www.faire-integration.de.

Worum geht es dabei?

Die neuen Regelungen verfolgen das Ziel, Transparenz und Rechtssicherheit für ausländische Beschäftigte zu erhöhen und zugleich die Fachkräftegewinnung zu fördern. Die Arbeitnehmer können sich zu arbeitsrechts- und sozialrechtlichen Fragen aller Art beraten lassen. Das Angebot ist kostenlos und mehrsprachig verfügbar.

Was konkret sollten Arbeitgeber tun?

Um die neuen Vorgaben effizient umzusetzen, empfehlen wir folgende Maßnahmen:

1. Standardisierte Informationsschreiben: Entwickeln Sie ein Dokument, das die relevanten Förder- und Beratungsangebote zusammenfasst oder nutzen Sie hierfür verfügbare Vorlagen. 

2. Kontaktdaten der Beratungsstellen: Ermitteln Sie die für den jeweiligen Mitarbeiter örtlich zuständige Beratungsstelle („Faire Integration“) und tragen Sie diese in das Informationsschreiben ein. Maßgeblich ist die Entfernung zum Arbeitsplatz

3. Integration in den Onboarding-Prozess: Stellen Sie sicher, dass neu angeworbene Drittstaatsangehörige bereits bei Vertragsschluss, spätestens aber am ersten Arbeitstag das Informationsschreiben einschließlich der Kontaktdaten der Beratungsstelle in Textform, also z.B. per E-Mail erhalten. 

4. Dokumentation: Lassen Sie die Mitarbeiter den Erhalt der Information bestätigen oder dokumentieren Sie anderweitig, wann und wie die Hinweise übermittelt wurden. Bewahren Sie diese Nachweise in der Personalakte auf.

Unser Angebot

Advant Beiten verfügt über ein großes Team von Expertinnen und Experten unterschiedlicher Rechtsbereiche, die Sie zu allen Fragen im Bereich Global Mobility kompetent beraten. Sollten Sie Fragen zur Umsetzung der neuen Informationspflichten haben oder allgemein an weiteren Informationen zu Global Mobility interessiert sind, können sich gerne unter Global.Mobility@Advant-Beiten.com an uns wenden.

Dr. Corinne Klapper