Das Oberlandesgericht Frankfurt (Beschl. v. 30.04.2026 – 11 Verg 1/26) hat entschieden, dass bereits abgelaufene Sicherheitsdatenblätter vergaberechtlich als "fehlend" im Sinne des § 56 Abs. 2 S. 1 VgV gelten und daher nachgefordert werden können. Zudem bekräftigte es, dass ein Angebotsausschluss wegen Abweichung von den Vergabeunterlagen voraussetzt, dass die betreffende Vorgabe eindeutig und unmissverständlich ist.
Sachverhalt
Ein öffentlicher Auftraggeber schrieb im offenen Verfahren die Lieferung von Reinigungsmitteln und Sanitärverbrauchsmaterial für vier Jahre aus; das geschätzte Auftragsvolumen lag bei über 12 Mio. EUR netto, einziges Zuschlagskriterium war der Preis. Die Leistungen waren in fünf Gruppen unterteilt. Gruppe 1 umfasste Reinigungsmittel. Nach der Auftragsbekanntmachung waren für die angebotenen Reinigungsmittel Sicherheitsdatenblätter gemäß der REACH-Verordnung (VO (EG) Nr. 1907/2006) mit dem Angebot einzureichen. Gemäß Ziff. 8.2 der Leistungsbeschreibung durften diese nicht älter als drei Jahre sein. Zugleich sah die Auftragsbekanntmachung vor, dass nach Ermessen des Auftraggebers „alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden können".
Die Antragstellerin fügte ihrem Angebot für sechs Positionen der Gruppe 1 veraltete Sicherheitsdatenblätter bei. Der Auftraggeber wies die Antragstellerin auf diesen Umstand hin und forderte eine Stellungnahme. Die Antragstellerin reichte danach für vier Positionen aktuelle Datenblätter nach und kündigte für zwei Positionen eine spätere Einreichung an. Die Beigeladene hatte für drei Positionen zunächst gar keine Datenblätter eingereicht; auf Nachforderung legte sie ein aktuelles Datenblatt für eine Position und ein veraltetes für eine andere Position vor. Für eine weitere Position berief sie sich darauf, es handele sich um ein Kosmetikprodukt, für das nach der REACH-Verordnung kein Sicherheitsdatenblatt vorgesehen sei.
Der Auftraggeber schloss das Angebot der Antragstellerin mangels Vorlage aktueller Sicherheitsdatenblätter aus.
Nach erfolgloser Rüge stellte die Antragstellerin einen Nachprüfungsantrag. Die Vergabekammer Hessen (Beschl. v. 27.01.2026 – 96e 01.02/13.2025/1) verpflichtete den Auftraggeber bei fortbestehender Beschaffungsabsicht, das Verfahren zurückzuversetzen und die Angebotswertung zu wiederholen. Ein veraltetes Datenblatt sei eine fehlende Unterlage i.S.v. § 56 Abs. 2 S. 1 VgV und aus Gleichbehandlungsgründen hätte auch der Antragstellerin die Nachreichung ermöglicht werden müssen und nicht nur eine Stellungnahme gefordert werden dürfen. Gleichzeitig stellte die Vergabekammer fest, dass die Beigeladene nach § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV vom Verfahren hätte ausgeschlossen werden müssen, da diese nach Nachforderung durch den Auftraggeber nicht die (nach-)geforderten Unterlagen vorgelegt habe.
Gegen diese Entscheidung legte die Beigeladene sofortige Beschwerde beim OLG Frankfurt ein.
Entscheidung
Das OLG Frankfurt bestätigte im Ergebnis, dass der Ausschluss der Antragstellerin rechtswidrig war, versetzte das Verfahren jedoch weiter zurück als die Vergabekammer – nicht nur in den Stand vor Angebotswertung, sondern in den Stand vor Auftragsbekanntmachung.
Tragend war aus Sicht des OLG ein Verstoß gegen das vergaberechtliche Transparenzgebot (§ 97 Abs. 1 S. 1 GWB). Die Vergabeunterlagen waren hinsichtlich der Sicherheitsdatenblätter in mehrfacher Hinsicht intransparent, entschied das OLG. Erstens ließ sich Ziff. 8.2 der Leistungsbeschreibung nicht eindeutig entnehmen, ob Datenblätter für alle Produkte der Gruppe 1 einzureichen waren oder nur für solche, die materiell der REACH-Verordnung unterfallen. Zweitens war der Zeitpunkt der Vorlage unklar: Während die Leistungsbeschreibung die Beifügung „zu den Angebotsunterlagen" verlangte, gestattete die Auftragsbekanntmachung die Nachreichung „fehlender Bieterunterlagen" nach Fristablauf – womit offenblieb, ob die Datenblätter zwingend mit dem Angebot vorzulegen waren oder nachgefordert werden konnten. Drittens war die Vorgabe „nicht älter als drei Jahre" problematisch. Da Sicherheitsdatenblätter nach der REACH-Verordnung nur bei Änderungsbedarf und nicht automatisch alle drei Jahre aktualisiert werden, war die Anforderung mitunter formal nicht erfüllbar. Der Auftraggeber räumte im Nachprüfungsverfahren ein, dass dann auch ältere Datenblätter genügten, was nach Ansicht des Gerichts die Intransparenz unterstrich. Ein Ausschluss ließ sich damit nicht auf § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV stützen, weil den Vergabeunterlagen nicht transparent zu entnehmen war, welche Unterlagen überhaupt ohne weitere Auf- oder Nachforderung mit dem Angebot einzureichen waren.
Die Geltendmachung des Verstoßes war trotz fehlender Rüge auch nicht nach § 160 Abs. 3 GWB präkludiert, da die Antragstellerin erst im Nachprüfungsverfahren erfuhr, dass auch das Angebot der Beigeladenen unvollständig war.
Für die Einordnung veralteter Nachweise stellt der Senat fest, dass ein Sicherheitsdatenblatt, dessen Gültigkeit abgelaufen ist, im Sinne des § 56 Abs. 2 S. 1 VgV „fehlt" und damit nachgefordert werden kann. Auch formal fehlerhafte Unterlagen seien fehlenden Unterlagen gleichzustellen. Maßstab sei, ob bereits anhand der Unterlage selbst aus formalen Gesichtspunkten deutlich werde, dass es sich nicht um ein taugliches Dokument handele. Entspreche eine Unterlage auf den ersten Blick aufgrund formaler Abweichungen nicht den geforderten Maßstäben, „fehle" offensichtlich eine taugliche Unterlage. Diese Feststellung sei unmittelbar und ohne Aufwand zu treffen. Hier sei allein anhand des Ausstellungsdatums ohne weitere Prüfung feststellbar gewesen, ob ein Datenblatt älter als drei Jahre war. Für die Gleichstellung sprächen zudem der Grundsatz, möglichst viele Angebote im Wettbewerb zu halten, sowie die Vermeidung eines unnötigen und übertriebenen Formalismus. Der Einwand, es handele sich um leistungsbezogene Unterlagen, deren Korrektur unzulässig sei, greife nicht durch: Die bloße Tatsache, dass ein Datenblatt nicht mehr aktuell sei, ändere nicht das angebotene Produkt. Die Datenblätter unterlägen nach der REACH-Verordnung einem fortlaufenden Aktualisierungsprozess und dienten der Information über den sicheren Umgang mit dem Stoff oder Gemisch.
Schließlich stellte der Senat auch einen Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz (§ 97 Abs. 2 GWB) fest. Denn der Beigeladenen war die Nachreichung ermöglicht worden, der Antragstellerin hingegen nicht, obwohl deren veraltete Datenblätter als „fehlend" i.S.v. § 56 Abs. 2 S. 1 VgV zu qualifizieren gewesen seien. Das nach § 56 Abs. 1 VgV eingeräumte Ermessen sei deshalb auf null reduziert gewesen. Auf die intransparenten Vergabeunterlagen könne ein Ausschluss ohnehin nicht gestützt werden. Aus demselben Grund wäre auch ein Ausschluss der Beigeladenen unzulässig, weil unklar geblieben sei, ob für einzelne Positionen überhaupt ein aktuelles Datenblatt vorzulegen war. Da sich die Intransparenz nicht allein durch eine Rückversetzung in den Stand vor Angebotswertung beseitigen lasse, sei das Verfahren bei fortbestehender Beschaffungsabsicht in den Stand vor Auftragsbekanntmachung zurückzuversetzen.
Praxistipp
Die Entscheidung führt zwei Botschaften zusammen, die Auftraggeber und Bieter gleichermaßen betreffen.
Für öffentliche Auftraggeber steht die Forderung nach präzisen Angaben in den Vergabeunterlagen im Vordergrund. Wer – wie hier – zugleich auf eine Produktgruppe („Reinigungsmittel, Gruppe 1") und auf ein bestimmtes Regelungsregime (REACH-Verordnung) verweist, muss eindeutig festlegen, ob die Vorlagepflicht alle formal zugeordneten Produkte erfasst oder nur solche, die tatsächlich materiell unter die Verordnung fallen (vorzugswürdig ist natürlich Letzteres, da für materiell nicht erfasste Produkte eine nicht erfüllbare Forderung aufgestellt würde). Ebenso muss zweifelsfrei geregelt sein, welche Nachweise bereits mit dem Angebot vorzulegen sind und welche nachgereicht werden können. Widersprüchliche Angaben in Leistungsbeschreibung und Auftragsbekanntmachung gehen stets zu Lasten des Auftraggebers und können – wie hier – die Rückversetzung des gesamten Verfahrens nach sich ziehen. Auch inhaltlich sollten Anforderungen auf ihre Erfüllbarkeit geprüft werden. Eine starre Altersgrenze für Dokumente, die anlassbezogen und nicht periodisch aktualisiert werden, kann ins Leere laufen. Nutzt der Auftraggeber sein Nachforderungsermessen nach § 56 VgV, ist der Gleichbehandlungsgrundsatz strikt zu wahren: Wer einem Bieter die Nachreichung gestattet, muss sie allen Bietern in vergleichbarer Lage ebenfalls gestatten, andernfalls liegt ein Verstoß gegen § 97 Abs. 2 GWB nahe.
Für Bieter bringt die Entscheidung eine positive Klarstellung: Werden lediglich veraltete Nachweise vorgelegt, sind diese nach dem OLG als nachforderungsfähige "fehlende" Unterlagen einzustufen. Wird einem Wettbewerber die Nachreichung gestattet, lohnt die genaue Prüfung, ob dieselbe Möglichkeit auch mit Blick auf das eigene Angebot einzuräumen gewesen wäre. Gleichwohl bleibt der sicherste Weg, sämtliche Nachweise bereits vor Angebotsabgabe auf Aktualität und Vollständigkeit zu kontrollieren und alles Geforderte gleich mit einzureichen – das erspart Nachforderungsschleifen und vergaberechtliche Streitigkeiten. Außerdem hat ein Auftraggeber die Möglichkeit, Nachforderungen generell oder für bestimmte Unterlagen von vornherein auszuschließen – dies muss er in der Bekanntmachung angeben (§ 56 Abs. 2 S. 2 VgV). Auf die in dem konkreten Verfahren jeweils eröffneten Nachforderungsmöglichkeiten sollte daher bei der Prüfung der Bekanntmachung und Zusammenstellung der Unterlagen für einen Teilnahmewettbewerb oder ein Angebot geachtet werden.
Im Übrigen reiht sich der Beschluss in andere Einzelfallentscheidungen ein, die alle in eine ähnliche Richtung gehen, etwa: rein aus formalen Gründen nicht anforderungskonforme Unterlagen, wie etwa ein Handelsregisterauszug, der älter ist als gefordert, dürfen nachgefordert werden, da sie als fehlend anzusehen ist (vgl. etwa VK Nordbayern, Beschl. v. 25.06.2014 – 21.VK-3194-15/14). Eine Bestätigung über eine Berufshaftpflichtversicherung, die von der Deckungssumme her nicht den Anforderungen entspricht, darf hingegen nicht durch eine Bestätigung über die gewünschte Summe im Wege der Nachforderung ersetzt werden (vgl. OLG Koblenz, Beschl. v. 11.09.2018 – Verg 3/18). Gleiches gilt für die häufige Thematik der Referenzen: liegen keine Referenzen vor, so können diese nachgefordert werden. Sind die eingereichten Referenzen hingegen nach den vorliegenden Angaben (etwa zur Art des Auftrags, zum Volumen o.ä.) nicht vergleichbar, nicht im geforderten Zeitraum erbracht worden oder aus anderen Gründen nach den aufgestellten Anforderungen nicht wertbar, so dürfen keine weiteren passenden Referenzen nachgefordert werden (vgl. VK Bund, Beschluss vom 23.07.2024 - VK 1-64/24). Letztlich liegt die Grenze der Nachforderung dort, wo eine inhaltliche Nachbesserung des Angebots oder der Bewerbung ermöglicht würde.
