Workation – der Begriff hat sich mittlerweile so etabliert, dass Webseiten damit werben und Workation-Orte wie andere Anbieter Ferienhotels vermitteln. In der Arbeitswelt ist dieser Begriff mittlerweile ebenfalls allgemein bekannt. Die Art mit dem dahinter stehenden Arbeitsmodell umzugehen, ist allerdings noch sehr unterschiedlich: In manchen Unternehmen sind für die tatsächliche und rechtliche Durchführbarkeit von Workation bereits gesicherte Prozesse etabliert. In anderen Unternehmen wird Workation schlichtweg gelebt, ohne die rechtlichen Rahmenbedingungen genauer zu hinterfragen. In wieder anderen Unternehmen begegnet man Workation eher ablehnend, jedenfalls zögerlich, da nach wie vor Unsicherheiten in Bezug auf die rechtlichen Vorgaben bestehen.
Was den einen noch nicht ganz klar ist, ist das, was die anderen abschreckt: Die rechtlichen Fragestellungen, die sich bei Workation ergeben, sind durchaus komplex. Die gute Nachricht ist jedoch: Diese Komplexität lässt sich „einfangen“. Ein kurzer Überblick:
Der Begriff Workation bezeichnet eine vorübergehende Tätigkeit eines Arbeitnehmers außerhalb seines üblichen Arbeitsortes - in der Regel an einem Ort, an dem man sonst „nur“ Urlaub machen würde -, die entweder auf Wunsch des Arbeitgebers, in der Regel aber eher auf Wunsch des Arbeitnehmers erfolgt. Eine zeitlich befristete Workation stellt rechtlich grundsätzlich eine sog. Entsendung dar - unabhängig davon, wer sie veranlasst hat. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer vorübergehend in einem anderen Land tätig wird, während das Arbeitsverhältnis mit dem ursprünglichen Arbeitgeber bestehen bleibt.
Auf Workation besteht kein grundsätzlicher Anspruch. Sofern der Arbeitsvertrag dem Arbeitnehmer nicht das Recht gibt, den Ort der Arbeitsleistung frei zu wählen, ist es nötig, das Tätigwerden von einem anderen Ort mit dem Arbeitgeber abzusprechen und einvernehmlich zu vereinbaren. Es besteht auch kein grundsätzlicher Anspruch auf eine mobile Tätigkeit (also eine Tätigkeit außerhalb des Betriebs), sodass der Arbeitgeber die Tätigkeit am Ferienort auch grundlos verweigern kann, sofern keine anderweitigen vertraglichen oder betrieblichen Regelungen bestehen. Ist die Möglichkeit zur mobilen Arbeit dagegen geregelt, so kommt es auf die genauen Regelungen an.
In vertraglichen oder betrieblichen Regelwerken kann (und sollte) u.a. auch geregelt werden, ob eine mobile Tätigkeit nur innerhalb von Deutschland oder auch vom Ausland aus gestattet ist. Der Hintergrund hierfür ist, dass bei einer Tätigkeit vom Ausland aus wesentlich mehr rechtliche Fragestellungen zu beachten und zu prüfen sind. Insbesondere gilt das für das Arbeits-, das Sozialversicherungs- sowie das Steuerrecht.
Innerhalb der EU ist immerhin die Frage der Anwendbarkeit des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts einheitlich geregelt: Je nach Dauer der Workation sind neben dem deutschen Arbeitsrecht auch arbeitsrechtliche Mindeststandards des Ziellandes einzuhalten. In diesem Fall gilt es dann in einem zweiten Schritt „herauszufinden“, welche Mindeststandards dies sind. Die Frage der Anwendbarkeit des jeweiligen Sozialversicherungsrecht ist bei einer Entsendung, als die eine Workation gilt, ebenfalls in EU-Verordnungen geregelt. In diesen Zusammenhang ist auch die sog. A1-Bescheinigung einzuordnen, die bei einer Workation innerhalb der EU unerlässlich ist.
Schon beim Steuerrecht bröckelt aber dann die Einheit in der EU: Hier gibt es Unterschiede je nach Zielland. Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer entsteht dabei ein Risiko: Arbeitet ein Arbeitnehmer an einem anderem Ort als dem eigentlichen Betrieb, so besteht das Risiko, dass eine Betriebsstätte begründet wird. Dies kann umfassende Steuerfolgen für den Arbeitgeber mit sich bringen. Für den Arbeitnehmer kann dieses Thema dagegen relevant werden, wenn er sich für längere Zeit im Ausland aufhält, da er dann nämlich in mehreren Staaten steuerpflichtig werden kann.
Bei einer Workation außerhalb der EU kommt – neben der fehlenden Vereinheitlichung von Arbeits- und Sozialversicherungsrecht - zudem noch das Aufenthaltsrecht hinzu: Wer z.B. mit einem Touristenvisum einreist, darf im Zielland meist keiner Arbeit nachgehen - auch nicht für den Arbeitgeber „zu Hause“ in Deutschland.
Weitere praktische Probleme stellen sich z.B. beim Thema Datenschutz bzw. dem Schutz von Geschäftsgeheimnissen. Mag es in Europa noch einheitliche Datenschutzstandards geben, so handelt es sich bei Ländern außerhalb der EU um Drittstaaten mit einem anderen Schutzniveau. Dies kann zum ungewollten "leaken" von Geschäftsgeheimnissen oder der Veröffentlichung von personenbezogenen Daten führen, gerade, wenn öffentliche WLAN-Netzwerke benutzt werden. Hier wären möglicherweise weitere Details wie Sicherheit oder Versicherung der benutzten technischen Geräte zu klären. Auch die Frage der Kostentragung wäre zu klären, z.B. im Hinblick auf anfallende Roaming-Gebühren.
Zusammenfassend lässt sich somit festhalten: Der rechtliche Rahmen bei Workation ist tatsächlich vielschichtig. Haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer dies nicht auf dem Schirm, wird Workation schnell zum mehrfachen rechtlichen Risiko. Dieses Risiko lässt sich jedoch minimieren durch Recherche im Vorfeld und durch klare Vorgaben seitens des Arbeitgebers. Eine Möglichkeit ist z.B. Workation nur in ganz bestimmten Ländern zu erlauben. Für diese Länder können die rechtlichen Rahmenbedingungen dann im Vorfeld sauber abgeklärt werden.
Wir unterstützen Sie mit unserer Expertise bei diesem Prozess und jeglicher weiteren Frage rund um das Thema Global Mobility gerne.
