Verfall von Urlaubsansprüchen - was Arbeitgeber nun tun müssen

Bundesarbeitsgericht vom 19. Februar 2019 – 9 AZR 541/15

Der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers erlischt am Ende eines Jahres nur, wenn der Arbeitgeber konkret und rechtzeitig auf noch ausstehenden Urlaub sowie auf Verfallfristen hingewiesen hat und der Arbeitnehmer diesen dennoch nicht in Anspruch nimmt.

Sachverhalt

Der Arbeitnehmer verlangte von seinem ehemaligen Arbeitgeber Abgeltung von Resturlaub. Das Unternehmen verweigerte dies mit der Begründung, es habe den Mitarbeiter gebeten, noch ausstehenden Urlaub zu nehmen, so dass dieser verfallen sei.

Entscheidung

Das BAG hatte den Fall dem Europäischen Gerichtshof zur Vorabentscheidung vorgelegt. Dieser hatte Ende des letzten Jahres in einem wegweisenden Urteil festgestellt, dass es zu den Pflichten des Arbeitgebers gehöre, den Arbeitnehmer rechtzeitig über noch bestehenden Urlaub zu informieren und auf drohenden Verfall hinzuweisen (vom 6. November 2018, C-684/16). In der Vergangenheit hatte die Rechtsprechung des BAG eine andere Linie vorgegeben: Wenn der Arbeitnehmer keinen Urlaub beantragt hatte, verfiel dieser entweder mit Ende des Urlaubsjahres, spätestens aber mit Ablauf der Übergangsfrist zum 31. März des Folgejahres. Nun hat das BAG seine Rechtsprechung geändert und die Grundsätze des EuGH erstmals zur Anwendung gebracht.

Nach dem Urteil, das bisher nur als Pressemitteilung vorliegt, ist der Arbeitgeber zwar nach wie vor nicht verpflichtet, den Urlaub des Arbeitnehmers einseitig festzulegen und ihn in den "Zwangsurlaub" zu schicken. Gleichwohl liegt die Initiativlast beim Unternehmen: Es muss den Mitarbeiter rechtzeitig über noch ausstehende Urlaubsansprüche unterrichten und über drohenden Verfall belehren. Der Urlaub verfällt dann nur, wenn der Arbeitnehmer diesen dennoch nicht nimmt. Im konkreten Fall hatte der Arbeitgeber zwar auf noch bestehende Urlaubsansprüche verwiesen. Unklar war aber, ob der Hinweis rechtzeitig und in ausreichender Form erfolgte, so dass das BAG die Sache an das Landesarbeitsgericht zurückverwies.

Konsequenzen für die Praxis

Auf den Arbeitgeber werden zukünftig hohe Anforderungen zukommen, wenn er sich auf den Verfall von Urlaub berufen will. Das BAG macht deutlich, dass der Arbeitnehmer "konkret und in völliger Transparenz" aufzufordern ist, seinen noch ausstehenden Urlaub zu nehmen. Gleichzeitig muss er ihn klar und rechtzeitig darauf hinweisen, dass der Urlaub anderenfalls mit Ablauf des Jahres oder des Übertragungszeitraums verfällt. Solange es keine klaren Vorgaben gibt, sollte jeder Mitarbeiter einzeln darüber informiert werden, wie viele Urlaubstage er für das laufende Jahr noch hat, und dass diese, sollte er sie nicht nehmen, verfallen werden. Ein Ausweis von Resturlaubsansprüchen in den monatlichen Lohnabrechnungen dürfte diesen Anforderungen kaum genügen. Auch ein allgemeiner Hinweis am Schwarzen Brett zur Erinnerung an etwaige Urlaubsansprüche, dürfte nicht angemessen sein.

Welcher Zeitpunkt rechtzeitig ist, ist ebenso noch offen. Möglicherweise werden die noch nicht veröffentlichten Urteilsgründe des BAG Näheres hierzu ausführen. Zumindest muss der Hinweis so rechtzeitig erfolgen, dass der Arbeitnehmer den Urlaub dann auch tatsächlich noch nehmen kann. Je mehr Resturlaub noch besteht, desto früher müsste dann auch der Hinweis erfolgen. Es bleibt abzuwarten, wie die Arbeitsgerichte die vom BAG aufgestellten Anforderungen mit Leben füllen werden. Solange es noch keine klarstellenden praktischen Fälle gibt, ist es ratsam, Vorsicht walten zu lassen, auch wenn dies mit einem hohen Aufwand für alle Arbeitgeber verbunden sein wird.

Praxistipps

Es ist noch nicht abschließend geklärt, welche Obliegenheiten der Arbeitgeber konkret erfüllen muss, um den Anforderungen der vom BAG aufgestellten Grundsätze zu entsprechen. Da der Arbeitgeber im Zweifel nachweisen muss, dass er seinen Obliegenheiten nachgekommen ist, sollte die Aufforderung zur Inanspruchnahme von Urlaub und die Belehrung über drohenden Verfall mindestens in Textform (E-Mail) erfolgen, wobei ein Nachweis über den Erhalt des Hinweises dokumentiert werden sollte. Der Hinweis muss dabei so rechtzeitig erfolgen, dass der Arbeitnehmer den Urlaub noch nehmen kann. Ob ein Hinweis direkt zu Beginn des Urlaubsjahres zu früh ist, ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht absehbar, so dass hiervon eher abzuraten ist.

Weitere Fragen zu diesem Thema beantwortet Ihnen Ines Neumann gerne.