Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub

„Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“ sagte der damalige Trainer der Deutschen Fußballnationalmannschaft „Sepp“ Herberger. Gemeint hat der Trainer damit, sich nicht auf einem guten und erfolgreichen Spiel auszuruhen, sondern bereits direkt nach dem an das nächste Spiel zu denken und es vorzubereiten. „Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub“ sage ich. Nach meinem „Sommerurlaub“ im August mit Temperaturen um 14 Grad Celsius und tagelangen Dauerregen, fällt es mir tatsächlich nicht sehr schwer, direkt an den nächsten Urlaub zu denken. Ich schreibe diesen Blog allerdings nicht, um von meinen kalten und nassen Urlaubserlebnissen zu berichten. Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub muss genauer lauten: Nach dem Sommerurlaub ist vor dem Resturlaub und hat einen arbeitsrechtlichen Hintergrund.

Liebe Leserin, lieber Leser,

es ist Ende September, in allen Bundesländern sind die Schulferien beendet und es sind nur noch ca. drei Monate bis Weihnachten bzw. den Jahreswechsel. Direkt nach den Sommerferien werden viele Arbeitnehmer an den nächsten Urlaub denken. Auch Arbeitgeber haben an den nächsten Urlaub ihrer Arbeitnehmer zu denken. Es geht um den Verfall von Urlaub zum Jahresende. Insbesondere geht es jetzt darum, den Verfall von Urlaub rechtmäßig vorzubereiten. Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf bezahlten Jahresurlaub erlischt nur dann am Ende des Kalenderjahres, wenn der Arbeitnehmer vorher vom Arbeitgeber aufgefordert wurde, den Urlaub zu nehmen und darüber informiert wird, dass der nicht genommene Urlaub sonst verfällt.

Urlaub ist im jeweiligen Kalenderjahr zu nehmen

Der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers – die komplizierte Teilurlaubsregelung außen vor gelassen – entsteht am Beginn des Jahres jeweils für das Kalenderjahr. Nach den gesetzlichen Regelungen soll der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Der im Kalenderjahr nicht genommene Urlaub erlischt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres. Diese Regelung fördert den Zweck und vermeidet eine Ansparung. In der Praxis ist es jedoch üblich, dass Urlaub übertragen wird. Die Übertragung von Urlaub bedeutet für Arbeitgeber entsprechende Rückstellungen zu bilden.

Übertragung von Urlaub als gesetzliche Ausnahme

Im Bundesurlaubsgesetz sind für den gesetzlichen Urlaub – die komplizierte Teilurlaubsregelung außen vor gelassen – zwei Ausnahmen geregelt, nach denen der Urlaub am Jahresende bis zum 31.03. des Folgejahres kraft Gesetzes übertragen wird:

•dringende betriebliche Gründe: wenn Urlaub nicht gewährt werden kann, da anderenfalls die Arbeit im Betrieb nicht erledigt werden kann, bei Personalengpässen oder aufgrund von Krankheit oder sonstigen Ausfällen anderer Mitarbeiter.

•Person des Arbeitnehmers: bei dauerhafter Erkrankung des Arbeitnehmers.

Hohe Anforderungen an den Verfall von Urlaub

Dem Arbeitgeber obliegt die Initiativlast für die Verwirklichung des Urlaubsanspruchs. Die Rechtsprechung fordert seit 2019 von den Arbeitgebern „konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten (gesetzlichen) Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, dies zu tun“. Ferner habe der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer „klar und rechtzeitig mitzuteilen, dass der Urlaub am Ende des Bezugszeitraums oder eines Übertragungszeitraums verfallen wird, wenn der Arbeitnehmer ihn nicht nimmt“.

Aufforderung und Information des Arbeitnehmers

Die Aufforderung des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer, den Urlaub zu nehmen und der Hinweis an die Arbeitnehmer, dass der Urlaub am 31.12. verfällt, sollte rechtzeitig erfolgen. Arbeitnehmer müssen in die Lage versetzt werden, etwaigen verbleibenden Urlaub noch komplett zu beantragen und zu nehmen. Nach meiner Einschätzung ist nach den Sommerferien, spätestens mit Beginn des 4. Quartals der richtige Zeitpunkt. Es gibt keine konkreten Form-Vorgaben, der Hinweis des Arbeitgebers könnte wie folgt gestaltet werden:

• Allgemeiner Aushang am schwarzen Brett,
• Ermittlung der individuellen Urlaubsübersicht und Übermittlung der Übersicht mit Aufforderung und Hinweis an den jeweiligen Arbeitnehmer,
• Abdruck des jeweiligen Urlaubsstandes auf der monatlichen Vergütungsabrechnung mit Aufforderung und Hinweis,
• Direkte Ansprache von Arbeitnehmern, die noch überdurchschnittlich viel Urlaub haben,
• Umstellung des Urlaubssystems, dass der Urlaub bereits im Januar gewährt und festgelegt werden muss,
• Um möglichst viel Urlaub im Kalenderjahr abzubauen, könnte auch an einheitlichen Betriebsurlaub gedacht werden.

Dokumentation

Arbeitgeber sollten die Aufforderungen und Hinweise dokumentieren und archivieren, um darlegen und nachweisen zu können, dass der nicht genommene gesetzliche Urlaub des Arbeitnehmers am Jahresende verfallen ist. Dies könnte beispielsweise erfolgen durch

• Unterschriften der Arbeitnehmer bei Kenntnisnahme,
• elektronische Versendung und Speicherung der E-Mails oder
• Anklicken eines Zustimmungskästchens im Rahmen etwaiger PC-Module.

Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub. Das gilt für mich als kälte- und feuchtigkeitsgeschädigter Sommerurlauber, für alle Arbeitnehmer aber auch Arbeitgeber.

Mit herzlichen (arbeitsrechtlichen) Grüßen

Ihr Dr. Erik Schmid

Dieser Blog ist bereits im arbeitsrechtlichen Blog von Erik Schmid im Rehm-Verlag (www.rehm-verlag.de) erschienen.