Psssst! Friendly Reminder – An den Verfall von Urlaub denken

Ich bin gerade im Urlaub. Ich denke nicht über Probleme im Arbeitsrecht nach, sondern wandere, bade, spiele im Sandkasten mit meinen Kindern, grille… und genieße den Urlaub. Urlaub ist einerseits schön, erholsam und spannend, andererseits wirft er arbeitsrechtlich so viele Probleme auf, dass der tatsächliche Urlaub nicht vom rechtlichen Urlaub völlig getrennt werden kann. Ein rechtliches Urlaubsthema hat mich im tatsächlichen Urlaub so beschäftigt, dass ich mich zu diesem „Friendly Reminder“ an die Arbeitgeberseite gezwungen sehe.

Liebe Leserin, lieber Leser,

mein „Friendly Reminder“ bezieht sich auf den Verfall von Urlaub am Kalenderjahresende. Es ist Hochsommer und es sind Sommerferien, dennoch ist jetzt höchste Zeit, den Verfall von Urlaub rechtmäßig vorzubereiten. In seinem Urteil vom 19.02.2019 (9 AZR 541/15) stellte das BAG fest, dass der Anspruch eines Arbeitnehmers auf bezahlten Jahresurlaub nur dann am Ende des Kalenderjahres erlischt, wenn der Arbeitnehmer vorher vom Arbeitgeber aufgefordert wurde, den Urlaub zu nehmen und über den sonstigen Verfall belehrt wurde.

Grundsatz: Urlaub im Kalenderjahr nehmen – Ausnahme: Übertragung

Der Urlaub entsteht jeweils für ein Kalenderjahr. Er soll im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Der Urlaub dient der Erholung und damit dem Gesundheitsschutz. Der – nicht genommene – Urlaub erlischt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres. Diese Regelung fördert den Zweck und vermeidet eine Ansparung. In der Praxis ist es jedoch üblich, dass Urlaub übertragen wird. Das Bundesurlaubsgesetz kennt – für den gesetzlichen Urlaub – drei Gründe, nach denen Urlaub am Jahresende kraft Gesetzes übertragen wird:

• Übertragung des Urlaubs bis zum 31.03. des Folgejahres aus dringenden betrieblichen Gründen – Urlaub kann nicht gewährt werden, da anderenfalls die Arbeit im Betrieb nicht erledigt werden kann, bei Personalengpässen oder aufgrund von Krankheit oder sonstigen Ausfällen anderer Mitarbeiter.
• Übertragung des Urlaubs am Jahresende bis zum 31.03. des Folgejahres aus Gründen in der Person des Arbeitnehmers – bei dauerhafter Erkrankung des Arbeitnehmers kann der Urlaub nicht genommen werden.
• Übertragung des Teilurlaubsanspruchs nach § 5 Abs. 1 a BUrlG bis zum 31.03. des Folgejahres, auf Verlangen des Arbeitnehmers bis zum 31.12. des Folgejahres.

Hohe Anforderungen an den Verfall von Urlaub

Nach dem Urteil des BAG vom 19.02.2019 obliegt dem Arbeitgeber die Initiativlast für die Verwirklichung des Urlaubsanspruchs. Die Rechtsprechung fordert demnach von den Arbeitgebern „konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, dies zu tun“. Ferner habe der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer „klar und rechtzeitig mitzuteilen, dass der Urlaub am Ende des Bezugszeitraums oder eines Übertragungszeitraums verfallen wird, wenn der Arbeitnehmer ihn nicht nimmt“.

Friendly Reminder: Aufforderung und Information des Arbeitnehmers

Die Aufforderung des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer, den Urlaub zu nehmen und der Hinweis an die Arbeitnehmer, dass der Urlaub am 31.12. verfällt, sollte nach den Sommerferien, spätestens mit Beginn des 4. Quartals erfolgen. Dann könnte ein etwaiger verbleibender Urlaub noch komplett beantragt, genehmigt und genommen werden. Der Hinweis könnte wie folgt gestaltet werden:

• Aushang der allgemeinen Aufforderung und des allgemeinen Hinweises am schwarzen Brett,
• Ermittlung der individuellen Urlaubsübersicht und Übermittlung der Übersicht mit Aufforderung und Hinweis an den jeweiligen Arbeitnehmer,
• Abdruck des jeweiligen Urlaubsstandes auf der monatlichen Vergütungsabrechnung mit Aufforderung und Hinweis,
• direkte Ansprache von Arbeitnehmern, die noch verhältnismäßig viel Urlaub haben,
• Umstellung des Urlaubssystems, dass der Urlaub bereits im Januar gewährt und festgelegt werden muss,
• um möglichst viel Urlaub im Kalenderjahr abzubauen, könnte auch an einheitlichen Betriebsurlaub gedacht werden.

friendly practical tip

Arbeitgebern muss geraten werden, die Aufforderungen und Hinweise zu dokumentieren und zu archivieren. Der Arbeitgeber wird – in einem möglichen Gerichtsprozess – darlegen und nachweisen müssen, dass er den Arbeitnehmer zum Urlaub nehmen aufgefordert hat und auf den Verfall des Urlaubs hingewiesen hat. Dies könnte einerseits durch die Unterschriften der Arbeitnehmer bei Kenntnisnahme geschehen, durch eine elektronische Versendung und Speicherung der E-Mails oder durch Anklicken eines Zustimmungskästchens im Rahmen etwaiger PC-Module.

friendly regards: Herzliche (arbeitsrechtliche) Grüße

Ihr Dr. Erik Schmid

^{Hinweis: Dieser Blog ist bereits im arbeitsrechtlichen Blog von Erik Schmid im Rehm-Verlag (www.rehm-verlag.de) erschienen.}