Weg frei für die "echte" E-Rechnung

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetz am vergangenen Freitag (22. März 2024) hat der Bundesrat den Weg für die "echte" E-Rechnung im nationalen Waren- und Dienstleistungsverkehr frei gemacht. Die Vorbereitungen auf die E-Rechnung im grenzüberschreitenden europäischen Verkehr wie sie die Initiative VAT in the Digital Age der EU-Kommission vorsieht, haben damit begonnen.

Die Regelungen gelten ausschließlich für nationale B2B-Umsätze, Umsätze von unternehmerisch tätigen juristischen Personen des öffentlichen Rechts eingeschlossen.

Eine "echte" E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 19631 (auch X-Rechnung genannt) – entspricht oder die ein E-Rechnungsformat hat, über dessen Nutzung sich Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart haben und, das die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß der Richtlinie 2014/55/EU ermöglicht oder mit dieser interoperabel ist.

Die aktive Zustimmung des Rechnungsempfängers zum Empfang der E-Rechnung ist nicht mehr erforderlich. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht bilden Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmer zunächst nur verpflichtet E-Rechnungen zu empfangen. Eine Ausstellungspflicht gilt allgemein erst ab 1. Januar 2027. Inländische Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu EUR 800.000 im vorangegangenen Kalenderjahr sind auch in 2027 noch von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Außerdem dürfen auch in 2027 weiterhin EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden. Darüber hinaus dürfen EDI-Rechnungen nur noch genutzt werden, wenn sie kompatibel zur CEN-Norm sind und beide Parteien der Nutzung zugestimmt haben.

Fazit

Papierrechnungen, elektronisch versandte Rechnungen und nicht kompatible E-Rechnungsformate gehören damit hoffentlich bald der Vergangenheit an. Zugegebenermaßen kostet die Umstellung der Prozesse Zeit und Geld und während der Übergangsphase sind zwei Rechnungssysteme parallel zu betreiben. Langfristig werden Unternehmen jedoch von der E-Rechnungspflicht profitieren. Durch die Automatisierung von Rechnungsprozessen können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, da weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind. Die E-Rechnung reduziert die Kosten für den Druck, Versand und die Verwaltung von Papierrechnungen erheblich. Durch die elektronische Übermittlung können Rechnungen schneller bearbeitet und Zahlungen beschleunigt werden, was die Liquidität von Unternehmen verbessert. Zwar trifft die E-Rechnungspflicht die meisten Rechnungsaussteller erst ab 2027. Uneingeschränkt auf den Empfang von E-Rechnungen ein- und umstellen müssen sich inländische Unternehmen aber bereits ab 2025. Je früher die Umstellung erfolgt, desto länger ist die Testphase bis dann auch für die letzten Anfang 2028 der Ernstfall eintritt. Insbesondere bei grenzüberschreitend tätigen Unternehmen sollte das E-Rechnungssystem aufgrund der Regelungen aus der ViDA-Richtlinie dann eingespielt sein. Denn zentraler Bestandteil des von der EU-Kommission vorgeschlagenen grenzüberschreitenden Meldesystems ist eine in einem standardisierten Datensatz strukturierte E-Rechnung, die ab 2028 innerhalb weniger Tage ab Leistungserbringung an die Finanzverwaltung übermittelt werden muss.

Teresa Werner

Zur besseren Lesbarkeit wird in dem vorliegenden Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Es wird das generische Maskulin verwendet, wobei alle Geschlechter gleichermaßen gemeint sind.