Datenschutzerklärung zur Mandatsvereinbarung und weitergehenden Aufgabenwahrnehmung

DATENSCHUTZERKLÄRUNG ZUR MANDATSVEREINBARUNG UND WEITERGEHENDEN AUFGABENWAHRNEHMUNG

Der Schutz Ihrer Privatsphäre und die datenschutzkonforme Verarbeitung Ihrer Daten ist für uns, die BEITEN BURKHARDT Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, von höchster Priorität. Nachstehend informieren wir Sie daher über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte.

A. Verantwortliche Stelle / Datenschutzbeauftragter

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Mandatierung unserer Kanzlei durch Sie, der Vermögensgestaltung und Nachfolgeplanung, der Testamentsvollstreckung, den Betreuungen, den Pflegschaften sowie der Organmitgliedschaft in Stiftungen oder anderen juristischen Personen und der Erbringung unserer diesbezüglichen Leistungen (gemeinsam nachfolgend auch "Aufgabenwahrnehmung") sind wir "Verantwortlicher" im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Sie können uns wie folgt erreichen:

BEITEN BURKHARDT Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Ganghoferstraße 33
80339 München

Tel.: +49 89 35065-0
Fax: +49 89 35065-123
E-Mail: munich@advant-beiten.com

Gesetzliche Vertreter: Dr. Jan Barth, Dr. Detlef Koch, Dr. Guido Krüger, Frank Oprée, Oliver Schwarz, Prof. Dr. Hans-Josef Vogel, Dr. Christian Ulrich Wolf

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per E-Mail an: Datenschutz@advant-beiten.com

B. Art und Umfang der Datenverarbeitung

Welche Daten verarbeiten wir?

Wenn wir Sie bei der Aufgabenwahrnehmung beraten, können wir von Ihnen folgende personenbezogenen Daten verarbeiten:

• Anrede, Vorname, Nachname, Titel;
• E-Mail-Adresse;
• Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land);
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk);
• Personalausweisnummer/Reisepassnummer, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit;
• weitere Informationen, die für die Aufgabenwahrnehmung erforderlich sind.

Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt dabei zu folgenden Zwecken:

• Identifizierung als unseren Mandanten;
• Angemessene Beratung und Vertretung als Rechtsanwalt und/oder als Steuerberater;
• Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten, etwa im Rahmen von Archivierungspflichten oder zur Durchführung der Geldwäscheprüfung;
• ggf. Durchführung eines Video-Ident-Verfahrens im Rahmen der Geldwäscheprüfung;
• Korrespondenz mit Ihnen, einschließlich Übersendung von Newslettern und Mandanteninformationen per E-Mail und per Post;
• Rechnungsstellung unseres Honorars;
• Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie;
• Durchführung von Testamentsvollstreckung, inklusive der Prüfung der Vollstreckbarkeit (Testament, Verfügungen) zu Lebzeiten des Erblassers als designierter Testamentsvollstrecker;
• Auseinandersetzung der Erbengemeinschaft;
• Gründung von Familiengesellschaften und Familienstiftungen;
• Dauerhafte Verwaltung der Nachlasswerte zum Schutz der Erben;
• Regelung von Pflichtteilsansprüchen;
• Begleitung und Durchführung von Unternehmens(ver)käufen;
• Generationsübergreifende Vermögensplanung, ggf. unter Erhaltung unternehmerischen Kernvermögens sowie Bewertung des Firmenvermögens;
• Gestaltung von Testamenten, Erb- und Eheverträgen;
• Ausübung einer Vorsorgevollmacht zur lebzeitigen Absicherung Ihres Vermögens;
• Gründung und Verwaltung von Stiftungen;
• Sicherung des Privatvermögens;
• Nutzung steuerlicher Gestaltungsmöglichkeiten / Nießbrauch / Güterstandsschaukel;
• Konfliktlösung und Mediation.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Die vorbeschriebene Datenverarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Ihre Beauftragung hin und ist für die angemessene Aufgabenwahrnehmung und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus diesem Auftragsverhältnis erforderlich. Wir sind hierzu daher gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO berechtigt.

Soweit wir als Rechtsanwälte oder Steuerberater gesetzlichen Pflichten unterliegen, etwa bei der Archivierung von Daten, dient als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Soweit wir vor der Annahme eines Auftrags eine Geldwäscheprüfung durchführen müssen und Sie hierfür das Video-Ident-Verfahren unseres Dienstleisters IDnow GmbH durchlaufen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Diese Einwilligung erfolgt freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Alternativ zur Durchführung des Video-Ident-Verfahrens können Sie uns ein Ausweisdokument persönlich zur Prüfung vorlegen. Die sich daraus ergebenden personenbezogenen Daten verarbeiten wir dann auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Soweit Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben, können wir Ihre E-Mail-Adresse auch verarbeiten, um Sie auf diesem Wege über aktuelle gesetzgeberische Entwicklungen oder Urteile sowie Veranstaltungen unserer Kanzlei auf dem Laufenden zu halten. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Ihre Einwilligung ist freiwillig. Sie können Ihre Einwilligung zudem jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Soweit die Datenverarbeitung zur Wahrung von berechtigten Interessen unsererseits oder eines Dritten erforderlich ist, etwa zur Wahrung und Vertiefung geschäftlicher Beziehungen, und Ihre eigenen Interessen, Grundrechten und Grundfreiheiten an der Nicht-Verarbeitung nicht überwiegen, dient als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Die für die Beauftragung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden in Übereinstimmung mit den berufs-, steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bis zum Ablauf von 10 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde, gespeichert und danach gelöscht. Für einen noch längeren Zeitraum speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn dies im Einzelfall durch weitere gesetzliche Bestimmungen vorgeschrieben wird oder sie in die längere Speicherung eingewilligt haben, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Auch eine solche Einwilligung ist freiwillig; Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

An wen übermitteln wir Ihre Daten?

Ihre personenbezogenen Daten können im Zuge der Aufgabenwahrnehmung, insbesondere zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung, Verteidigung und Sicherung Ihrer Rechte, insbesondere auch an folgende Empfänger bzw. an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Gerichte;
• sonstige Behörden (etwa Finanzbehörden);
• Sozialversicherungsträger;
• die Bundesanzeiger Verlag GmbH;
• Banken und Kreditinstitute;
• Versicherungen;
• Berufsgenossenschaften;
• unsere Kooperationspartner (hier insbesondere die BBWP GmbH, Cecilienallee 7, 40474 Düsseldorf);
• gegnerische Streitparteien und deren anwaltliche oder steuerberatende Vertreter;
• den für uns als Auftragsverarbeiter tätigen E-Mail-Versanddienstleister;
• die für uns als Auftragsverarbeiter tätigen Dienstleister bei der Bereitstellung unserer IT-Infrastruktur sowie der Gewährleistung unserer IT-Sicherheit;
• den für uns als Auftragsverarbeiter tätigen Dienstleister zur Durchführung von Video-Ident-Verfahren, die IDnow GmbH, Auenstraße 100, 80469 München.

Sämtliche als Auftragsverarbeiter tätigen Dienstleister wurden entsprechend unserer berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO, § 5 BOStB, § 203 StGB) zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Übermitteln wir Ihre Daten auch in ein sogenanntes „Drittland“?

Im Rahmen unserer Aufgabenwahrnehmung kann eine Datenübermittlung in folgende Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen:

• Andorra;
• Argentinien;
• Färöer-Inseln;
• Guernsey;
• Isle of Man
• Israel;
• Japan;
• Jersey;
• Kanada;
• Neuseeland;
• Schweiz;
• Südkorea;
• Uruguay;
• Vereinigtes Königreich.

Für diese existiert ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Die Übermittlung erfolgt daher auf Basis von Art. 45 DSGVO.

Zudem kann eine Datenübermittlung in die Vereinigten Staaten von Amerika – USA erfolgen. Für diese besteht nur insoweit ein Angemessenheitsbeschluss, als der Empfänger, an den die personenbezogenen Daten übermittelt werden, unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist. In diesem Fall erfolgt die Übermittlung ebenfalls auf Basis von Art. 45 DSGVO. Fehlt eine Zertifizierung, erfolgt die Übermittlung auf Basis von Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (siehe auch sogleich).

Im Rahmen unserer Aufgabenwahrnehmung kann eine Datenübermittlung zudem insbesondere in folgende Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen:

• Australien;
• Monaco;

Für diese existiert kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Wir sind zur Übermittlung aber gem. Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO berechtigt, da die Übermittlung für die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich ist und nur außerhalb der gewöhnlichen Geschäftsabläufe erfolgt.

Das Anwaltsgeheimnis bzw. das Steuerberatergeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis bzw. dem Steuerberatergeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

C. Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben Sie folgende Rechte:

a. Widerruf von erteilten Einwilligungen

Sie können jede uns erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

b. Auskunft

Ihnen steht das Recht zu, Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten oder nicht. Soweit wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten, haben Sie Anspruch auf Auskunft, über die in Art. 15 DSGVO aufgezählten Informationen.

c. Berichtigung und Löschung

Zudem haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten nach Maßgabe von Art. 16 DSGVO sowie Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn die Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO gegeben sind.

d. Einschränkung der Verarbeitung

Unter den Voraussetzungen nach Art. 18 DSGVO können Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.

e. Widerspruch

Sie haben gem. Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, soweit diese aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) oder lit. f) DSGVO erfolgt. Im Falle eines solchen Widerspruchs werden wir diese Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können nachweisen, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung bestehen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktmarketing zu betreiben (etwa zur Übersendung von Newslettern), haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Marketingmaßnahmen einzulegen. In diesem Fall werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr zum Zweck des Direktmarketings verarbeiten.

f. Herausgabe der Daten und Datenübertragung

Darüber hinaus haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben zudem das Recht, soweit dies technisch machbar ist, dass wir diese Daten auf Ihre Anweisung hin einem anderen Verantwortlichen übermitteln. Das Recht zur Datenübertragung besteht nur für die personenbezogenen Daten bei denen die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO oder auf einem Vertrag gemäß Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Das Recht zur Datenübertragung an einen anderen Verantwortlichen ist ausgeschlossen, wenn hierdurch Rechte und Freiheiten anderer Personen (z.B. personenbezogene Daten Dritter, unsere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse oder Urheberrechte) beeinträchtigt würden.

Die Geltendmachung aller oben genannten Rechte ist für Sie grundsätzlich kostenlos.

Bei offenkundig unbegründeten oder – insbesondere im Fall von häufiger Wiederholung – exzessiven Anträgen zu den Rechten unter b. bis f. können wir jedoch nach Maßgabe von Art. 12 Abs. 5 DSGVO entweder

(i) ein angemessenes Entgelt verlangen, bei dem die Verwaltungskosten für die Unterrichtung oder die Mitteilung oder die Durchführung der beantragten Maßnahme berücksichtigt werden, oder

(ii) uns weigern, aufgrund des Antrags tätig zu werden.

Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an die oben angegebenen Kontaktadressen oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten.

D. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, uns personenbezogene Daten bereitzustellen besteht nicht. Soweit Sie uns für die Aufgabenwahrnehmung relevante Daten nicht bereitstellen, kann dies jedoch zur Folge haben, dass wir unserer Leistungen dann nicht oder nicht vollständig erbringen können.

E. Beschwerderecht

Sollten Sie der Ansicht sein, dass wir unseren datenschutzrechtlichen Pflichten nicht ordnungsgemäß nachkommen, können Sie sich jederzeit an die Datenschutzaufsichtsbehörden wenden. Den letztlich für uns zuständigen Landesdatenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Postfach 1349
91504 Ansbach

Telefon: +49 (0) 981 180093-0
Telefax: +49 (0) 981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

Stand: November 2023