Der Vergabesenat des Oberlandesgerichts Düsseldorf hat mit Beschluss vom 2. September 2026 (Verg 38/25) den Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung im Bereich der Beschaffung mobiler Endgeräte konkretisiert und bekräftigt. Eine produktspezifische Ausschreibung ist demnach nur unter sehr engen Voraussetzungen möglich. Der bloße Verweis auf eine bereits bestehende IT-Infrastruktur und durch die Nutzung von Geräten anderer Unternehmen eintretende Kompatibilitätsprobleme reichen hierfür nicht. Erforderlich ist vielmehr, die konkreten Gründe technischer sowie wirtschaftlicher Natur, insbesondere einen (finanziellen) Mehraufwand durch einen Herstellerwechsel, hinreichend deutlich zu plausibilisieren und zu dokumentieren.
Die Auftraggeberin schrieb im offenen Verfahren die Beschaffung von 665 iPads, also Tablets von Firma Apple (als Los 1), sowie entsprechende Schutzhüllen (als Los 2) für mehrere Schulen ihres Stadtgebiets aus. Das allein maßgebliche Zuschlagskriterium bildete der Preis. In dem von der Auftraggeberin angefertigten Vergabevermerk führte sie hinsichtlich des Beschaffungsbedarfs aus, dass in den vergangenen fünf Jahren bereits circa 2.800 Tablets desselben Unternehmens auf Grundlage diverser Fördermaßnahmen beschafft worden seien. Damit seien alle Schüler und Lehrkräfte mit diesen Tablets ausgestattet. Mit der gegenständlichen Beschaffung sollte diese 1:1 Ausstattung aller Schüler weiter gewährleistet und der durch gestiegene Schülerzahlen entstandene Mehrbedarf abgedeckt werden. Darüber hinaus sollten ältere Modelle durch aktuelle ersetzt werden. Weiter begründete die Auftraggeberin die produktspezifische Ausschreibung damit, dass die Anschaffung von Tablets anderer Hersteller zu enormen Mehrkosten und Mehraufwand führen würde. Insbesondere sei das von ihr genutzte Mobile Device Management (MDM), also die Software, mit der die digitalen Geräte zentral verwaltet, konfiguriert und abgesichert werden, nicht mit den Tablets anderer Hersteller kompatibel.
Im Vergabevermerk heißt es dazu:
„In dieser Vergabe wird von dieser Produktneutralität abgewichen, da wichtige technische und wirtschaftliche Gründe dafürsprechen.
Technisch gesehen werden bislang alle Geräte von einem zentralen Mobile Device Management von der Firma C. gepflegt. Hier besteht keine Möglichkeit andere Fabrikate zu pflegen. Ein weiteres Managementsystem von der Schul-IT zu pflegen, ist wirtschaftlich nicht sinnvoll und würde zu enormer Mehrarbeit führen. Auch eine hohe Fehlerquote könnte nicht ausgeschlossen werden. Wirtschaftlich gesehen spricht gegen eine produktneutrale Ausschreibung, dass schon eine Infrastruktur mit [Tablets der Firma B.] aufgebaut wurde. Zusätzlich sind alle Lehrkräfte 100 % mit [Tablets der Firma B.] ausgestattet, sodass im Schulalltag eine Verknüpfung / Synchronisation mit mehreren Fabrikaten zu Problemen führen kann."
In der Ergänzung zum Vergabevermerk hat die Auftraggeberin zudem den Zeit- und Personalaufwand für die Beschaffung eines weiteren MDM-Systems näher zu beziffern versucht (Aufschlüsselung nach Arbeitsaufwand für Deinstallation und Neuinstallation pro Gerät und einzusetzendem Personal). Im Ergebnis ging sie von einem Schaden in Höhe von EUR 60.000 aus, der ihr entstünde, sollte ein neues MDM-System installiert werden müssen.
Weitere von der Auftraggeberin genannte Probleme im Zuge einer etwaigen Umstellung waren die anschließende Pflege bzw. der Support der Lehrkräfte:
"Auch die anschließende Pflege bzw. der Support der Lehrkräfte ist mit einer Mischinfrastruktur theoretisch möglich, fördert aber nicht die Geschwindigkeit der Unterstützung. Nicht zu planen ist die Bereitschaft der Lehrkräfte im Einsatz von diversen Geräten mit unterschiedlichen Betriebssystemen auch können mögliche Probleme im Unterricht nicht ausgeschlossen werden. Die Probleme können sich unter anderem dadurch darstellen, dass in verschiedenen Apps gearbeitet wird, die zwar das gleiche können aber von der Lehrkraft schwerer zu vergleichen sind bzw. nicht gleichzeitig besprochen werden kann."
Der Anteil der Neubeschaffung der Geräte mache zudem nur 20 % der Gesamtmenge des Auftrags aus, die restlichen Geräte würden lediglich aus Altersgründen erneuert.
Das Unternehmen Samsung rügte einen Verstoß gegen den Grundsatz der produkt- und herstellerneutralen Ausschreibung gemäß § 121 GWB i.V.m. § 31 Abs. 6 S. 1 VgV. An einer aus dem konkreten Ausschreibungsgegenstand folgenden sachlichen Rechtfertigung fehle es. Es liege vielmehr ein Verstoß gegen das Wettbewerbs- und Diskriminierungsverbot sowie gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz gemäß § 97 Abs. 1, 2 und 6 GWB vor. Die Produkte der Antragstellerin seien sowohl in technischer als auch qualitativer Hinsicht vergleichbar; zudem sei sowohl ein Systemwechsel als auch ein Mischbetrieb möglich.
Dem nach Zurückweisung der Rüge gestellten Nachprüfungsantrag wies die Vergabekammer Westfalen (Beschluss vom 13. August 2025 – VK 1-41/25) zurück, da eine sachliche Rechtfertigung für die produktspezifische Ausschreibung sowie der nachvollziehbaren Dokumentation der Gründe vorgelegen habe. Gegen die Entscheidung der Vergabekammer hat die Antragstellerin sofortige Beschwerde erhoben.
Der Vergabesenat hielt die sofortige Beschwerde der Antragstellerin für zulässig und begründet. Nach Auffassung des Gerichts liegt in der produktspezifischen Ausschreibung ein Verstoß gegen das Gebot der produktneutralen Ausschreibung (§ 31 Abs. 1 S. 1 VgV) und somit gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz gemäß § 97 Abs. 2 GWB.
Herstellerverweise seien nur zulässig, wenn sie durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt seien oder dieser andernfalls nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschrieben werden könne (vgl. § 31 Abs. 6 VgV). Eine Rechtfertigung durch den Auftragsgegenstand liege aber nur dann vor, wenn der Auftraggeber nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe angebe und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen werde. Dem Auftraggeber stehe insoweit ein Beurteilungsspielraum zu, die diesbezüglichen Erwägungen müssten aber nachvollziehbar begründet und dokumentiert werden.
Der Vergabesenat führte weiter aus, dass eine sachliche Rechtfertigung insbesondere vorliegen könne, wenn sich das nachgefragte Produkt in eine bestehende technische Umgebung einfügen müsse, wie etwa bei einer bereits vorhandenen Hard- oder Softwareumgebung. Eine sachliche Rechtfertigung sei zudem regelmäßig in sicherheitsrelevanten Bereichen anzunehmen, um etwaige (Kompatibilitäts-)Risiken auszuschließen. Bei sonstigen Kompatibilitätsproblemen müssten Auftraggeber jedoch darlegen, dass durch den Wechsel des Systems oder die produktneutrale Ergänzung ein unverhältnismäßiger Mehraufwand entstünde oder die Funktionalität auf nicht hinnehmbare Weise beeinträchtigt würde. Diese Gründe müssten auch konkret dokumentiert werden. Pauschale Verweise auf (vermutete) Inkompatibilitätsprobleme oder allgemeine technische Überlegungen genügten hierfür nicht.
Diesen Anforderungen genügten die Ausführungen der Auftraggeberin nicht, um eine produktspezifische Ausschreibung hinreichend zu plausibilisieren:
Eine sachliche Rechtfertigung ergebe sich schon nicht aus der, im Falle einer produktneutralen Ausschreibung notwendigen, Ersetzung oder Ergänzung durch ein anderes MDM-System. Die Erläuterungen der Auftraggeberin im Rahmen des Vergabevermerks und der mündlichen Verhandlung seien diesbezüglich vage und zu allgemein gehalten, ohne dass der Mehraufwand durch die Angabe eines konkreten Zeitaufwands oder konkrete Funktionalitätsbeeinträchtigungen hinreichend dargelegt wurde. Es fehlten zudem Angaben zur Häufigkeit von notwendigen Systemkonfigurationen und Aktualisierungen sowie zum Wartungsaufwand. Die tatsächlich erfolgten Berechnungen der Auftraggeberin zum Zeitaufwand seien hingegen unzutreffend und beruhten auf einem falschen technischen Verständnis der Auftraggeberin. Konkrete Angaben zu den anfallenden Aufwänden mache sie aber darüber hinaus nicht. Ohne entsprechende Feststellungen könne aber auch nicht überprüft werden, ob ein etwaiger Mehraufwand für die Auftraggeberin unverhältnismäßig wäre.
Ebenso ergebe sich kein unverhältnismäßiger Mehraufwand aus dem Umstand, dass die Auftraggeberin bereits über ein funktionierendes MDM-System verfüge und daher kein neues beschaffen wolle. Auch der dargelegte Schaden überzeugte den Vergabesenat nicht; dieser sei bereits falsch berechnet und unplausibel und entsprechend nicht geeignet, einen unverhältnismäßigen wirtschaftlichen Mehraufwand darzustellen und zu belegen.
Weiter habe die Auftraggeberin nicht nachvollziehbar dargelegt, warum die Verwendung von Tablets unterschiedlicher Hersteller für sie eine nicht hinnehmbare Beeinträchtigung der Systemsicherheit und Funktionalität im laufenden Schulbetrieb sei. Auch ihre sonstigen Begründungen zu eventuellen Inkompatibilitäten oder technischen Einschränkungen blieben pauschal und seien nicht näher belegt. Dasselbe gelte für ihre Ausführungen zu Schulungsaufwänden, Konvertierungsaufwänden oder sonstigen Beeinträchtigungen des Lehrpersonals und der Schülerschaft. Es fehle zudem eine
"Auseinandersetzung und ein Vergleich mit der Frage, welche konkreten Alternativen es gäbe, wie und warum sie nicht gleich gut funktionieren oder eine Umstellung unverhältnismäßig wäre."
Insgesamt habe die Auftraggeberin daher die Notwendigkeit einer produktspezifischen Ausschreibung nicht darlegen können.
Die Entscheidung verdeutlicht, dass Auftraggeber nur in engen Ausnahmefällen vom Grundsatz der Produktneutralität abweichen dürfen und hierfür in besonderem Maße Begründungsaufwand erforderlich ist. Angesichts der zunehmenden Nutzung von digitalen Geräten betrifft der Beschluss zudem einen Beschaffungsgegenstand, der auch in der Zukunft allgegenwärtig sein wird. Das OLG Düsseldorf stellt hohe Anforderungen an produktspezifische Ausschreibungen, unter denen sich eine entsprechende Beschaffungsabsicht – auch unter dem Gesichtspunkt der Kompatibilität mit früheren Beschaffungen – rechtfertigen lässt.
Ein "Paradigmenwechsel" ist mit der Entscheidung des Vergabesenats allerdings nicht verbunden, da die Rechtsgrundsätze, welche der Vergabesenat anwendet, nicht neu sind. "Produktscharfe" Ausschreibungen, auch im Bereich der Beschaffung mobiler Endgeräte, bleiben bei entsprechender Begründung in Ausnahmefällen zulässig. Auftraggebern ist zu raten, ihren Beschaffungsbedarf und die dem zugrunde liegenden Erwägungen so detailliert und konkret wie nur möglich zu begründen und zu dokumentieren. Pauschale Erwägungen und Gründe, welche einen unverhältnismäßigen Mehraufwand nicht nachweisen können, sind unzureichend.
