1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO ) sind  Notar Klaus Beine, mit Amtssitz in Frankfurt am Main, Notar Dr. Thomas Puffe, Notar Robin Maletz und Notarin Dr. Eva Kreibohm, jeweils mit Amtssitz in Berlin. Jeder der Vorgenannten ist für den von ihm/ihr jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den/die jeweils verantwortlichen Notare oder an unseren gemeinsamen Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

Frankfurt am Main
Mainzer Landstraße 36, 60325 Frankfurt am Main
Tel. 069 756095-0

Verantwortlicher:
Notar Klaus Beine
klaus.beine@advant-beiten.com
 

Berlin
Lützowplatz 10, 10785 Berlin
Tel. 030 26471-0

Verantwortlicher:
Notar Dr. Thomas Puffe
thomas.puffe@advant-beiten.com

Notar Robin Maletz
robin.maletz@advant-beiten.com

Notarin Dr. Eva Kreibohm
eva.kreibohm@advant-beiten.com

Datenschutzbeauftragter:

Rechtsanwalt
Mathias Zimmer-Goertz
BEITEN BURKHARDT Rechtsanwaltsgesellschaft mbH,
Cecilienallee 7
40474 Düsseldorf
Tel. 0211 518989-144
Mathias.Zimmer-Goertz@advant-beiten.com

2. Welche Daten verarbeitet der/die Notar und woher kommen die Daten?

Der Notar verarbeitet personenbezogene Daten, die er von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhält, wie z.B.

• Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeitet der Notar Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Der Notar ist Träger eines öffentlichen Amtes. Seine/Ihre Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).
Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend der Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für den Notar geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der vom Notar oder von der Notarin bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass er die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

4. An wen gibt der Notar Daten weiter?

Der Notar unterliegt einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle Mitarbeiter des Notars oder der Notarin und sonst von ihm Beauftragte.
Der Notar darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit er/sie dazu im Einzelfall verpflichtet ist, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht ist der Notar unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder seine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn der Notar hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet ist oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Der Notar verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen seiner/ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Nach § 50 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von ab dem 1. Januar 2022 erstellten notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• für Eintragungen im Urkundenverzeichnis 100 Jahre,
• für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis 30 Jahre,
• für die in der Urkundensammlung verwahrten Dokumente 30 Jahre,
• für die in der Erbvertragssammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,
• für die in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,
• für die in der Sondersammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre,
• für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente 7 Jahre,
• für die in der Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente 7 Jahre und
• für die in der Generalakte verwahrten Dokumente 30 Jahre.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern der Notar nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, ob der Notar personenbezogene Daten über Sie verarbeitet, wenn ja, zu welchen Zwecken er/sie die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten er verarbeitet, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen beim Notar oder bei der Notarin gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.
• die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
• vom Notar oder von der Notarin zu verlangen, dass er/sie Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeitet, während er/sie beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüft, oder ggf. wenn er/sie Ihren Löschungsanspruch ablehnt (vgl. Art. 18 DS-GVO).
• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit der Notar seine oder ihre im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder sein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde für die o. g. Notare mit Amtssitz in Berlin ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, Telefon: 030 13889-0, Telefax: 030 2155050, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de und für den o. g. Notar mit Amtssitz in Frankfurt am Main: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Telefon: 0611-1408 0, Telefax: 0611-1408 611, Email: poststelle@datenschutz.hessen.de.
• Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

Stand: November 2023