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Obligatorische elektronische Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab 1. Januar 2025

Es ist hinlänglich bekannt, dass ab 1.1.2025 mit Übergangszeiten bis max. 1.1.2028 die elektronische Rechnung zwischen inländischen Unternehmern zur Pflicht werden. Das Bundesministerium der Finanzen hat am 14.6.2024 den Entwurf eines Anwendungsschreibens veröffentlicht (BMF-Entwurfsschreiben). Der nachfolgende Beitrag befasst sich mit den steuerrechtlichen Konsequenzen.

Ab 1.1.2025 muss ein Unternehmer fähig sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und aufzubewahren. Es bedarf zur Übermittlung einer E-Rechnung nicht mehr seiner ausdrücklichen Zustimmung. Es wird vorausgesetzt, dass der Unternehmer die technischen Voraussetzungen ab 1.1.2025 vorhält. Es bedarf zum Empfang zumindest der Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs. Andere Übermittlungswege können vereinbart werden. Die elektronische Weiterverarbeitung in der Buchhaltung ist nicht zwingend, aber zu empfehlen. Ohne diese Voraussetzungen hat der Unternehmer als Leistungsempfänger insoweit für seine Eingangsleistungen, die er per E-Rechnung empfängt, keinen Vorsteuerabzug. Erhält der Unternehmer allerdings in der Übergangszeit bis 1.1.2027 bzw. 1.1.2028 noch Papierrechnungen, ermöglichen diese zunächst weiterhin den Vorsteuerabzug.

Spätestens ab 1.1.2027 ist ein Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen an andere Unternehmer auszustellen, sonst liegt keine ordentliche Rechnung vor. Unternehmen mit Umsätzen unter TEUR 800 im Sinn der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) sind erst ab 1.1.2028 verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Bei umsatzsteuerlichen Organkreisen gilt dabei der Umsatz des Organkreises. Somit ermöglicht nach dem Übergangszeitraum 1.1.2027 bzw. 1.1.2028 nur noch eine E-Rechnung den Vorsteuerabzug.

Die Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 (4) des Umsatzsteuergesetzes - UStG) haben sich nicht verändert.

Ausgenommen von der Pflicht zur Erstellung einer E-Rechnung sind umsatzsteuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8-29 UStG, Rechnung über Kleinbeträge bis brutto 250 EUR und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Damit sind auch umsatzsteuerfreie Immobilienverkäufe (§ 4 Nr. 9 UStG) und umsatzsteuerfreie Mieten (§ 4 Nr. 12 UStG) betroffen. Auch bisher war eine Unternehmer insoweit nicht zur einer Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Dies galt und gilt auch weiterhin nicht, wenn für umsatzsteuerfreien Leistungen nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer optiert wird. Dann besteht spätestens ab 1.1.2027 bzw. 1.1.2028 die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen.

Zukünftig liegt eine E-Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. E-Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne sind damit künftig nicht mehr PDF-Rechnungen oder Rechnungen als Text in einer E-Mail.

Zur Bedeutung strukturiertes elektronisches Format und weitere technische Details wird auf die Tz. 4 und 21-30 des BMF-Entwurfsschreibens verwiesen.

Die E-Rechnung muss maschinell lesbar sein. Menschenlesbarkeit ist nicht erforderlich, aber optional möglich und zu empfehlen.

Die Übermittlung von E-Rechnungen kann per E-Mail oder als Download beispielsweis über ein (Kunden-)Portal erfolgen. Eine E-Rechnung kann mehrfach übersandt werden, solange es sich um dieselbe Rechnung handelt und die Übermittlung nur als inhaltlich identisches Mehrstück erfolgt (vgl. Abschnitt 14c 1 (4) des Umsatzsteueranwendungserlasses - UStAE). Eine Übermittlung über externe Speicher (beispielsweise USB-Stick) ist nicht möglich.

Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht für im Inland ansässige Unternehmer, dies sind Unternehmer mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer umsatzsteuerlichen Betriebsstätte im Inland, die an dem Umsatz beteiligt ist. Es ist zu beachten, dass eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte nicht zwingend mit der „normalen“ Betriebsstätte nach § 12 der Abgabenordnung identisch ist. So gelten nach Abschnitt 18.10 (1) Satz 4 UStAE Unternehmer, die ein im Inland gelegenes Grundstück besitzen und vermieten als im Inland ansässig.1

Die Pflicht zur Verwendung von E-Rechnungen gilt auch für Rechnungen mit Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger (§ 13b UStG) und für Kleinunternehmerrechnungen (§ 19 UStG). Die Verpflichtung gilt auch, wenn der Leistungsempfänger Kleinunternehmer ist oder nur steuerfreie Umsätze ausführt. Damit müssen z.B. auch reine Wohnungsvermieter mit umsatzsteuerfreien Vermietungsumsätzen befähigt sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Für steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Nicht-Unternehmer kann eine E-Rechnung nur ausgestellt werden, wenn der Leistungsempfänger zustimmt. Die Zustimmung kann konkludent durch widerspruchslose Annahme erfolgen.2 Es kann insoweit aber grundsätzlich weiterhin eine Papierrechnung (zukünftig sonstige Rechnung) ausgestellt werden.

Verträge können als E-Rechnungen angesehen werden, wenn sie die erforderlichen Angaben nach § 14 (4) UStG enthalten.

Auch bei Dauerschuldverhältnissen (Dauermietrechnungen) sind E-Rechnungen auszustellen. Für bestehende Mietverträge sind spätestens mit Ablauf der Übergangsphase ab 1.1.2027 bzw. 1.1.2028 elektronische Dauermietrechnungen auszustellen, auch wenn sich die Mietzahlungen nicht verändert haben.

Das BMF-Entwurfsschreiben äußert sich nicht dazu, welche Unterlagen notwendig sind, wenn eine Rechnung nach § 31 (1) der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) aus mehreren Dokumenten besteht. In Tz 38 findet sich folgendes:

„Sofern eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bei einem Dauerschuldverhältnis (z. B. Mietverhältnis) besteht, ist es ausreichend, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang beigefügt wird, oder (…)“.

Somit ist zu vermuten, dass bei einem Rechnungsdokument, das im Text auf andere Dokumente verweist (beispielsweise auf Immobilienkaufverträge oder Mietverträge), diese elektronisch mitgeliefert werden müssen, sonst liegt keine vollständige ordentliche Rechnung vor. Hier sind zukünftig Vereinfachungsregeln zu empfehlen, da beispielsweise ein Immobilienkaufvertrag mit allen Anlagen die elektronische Empfangskapazität möglicherweise überschreitet.

Die Berichtigung oder Ergänzung einer E-Rechnung muss ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen elektronischen Form (unter Verwendung des entsprechenden Dokumententyps) erfolgen. Eine Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form ist nicht ausreichend. Eine wirksame Ergänzung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Ausstellung der ursprünglichen E-Rechnung zurück.

Handlungsempfehlung

Die Einführung von E-Rechnungen bedeutet eine erhebliche organisatorische Anpassung sollte frühzeitig umgesetzt werden.

Es ist zu empfehlen, die Einführung der E-Rechnungen als Chance zur Effizienzsteigerung bei der automatisierten Verarbeitung auch in den Prozessen des Rechnungswesen zu begreifen.

Die Steuerteams von ADVANT Beiten an unseren 6 Standorten in Frankfurt, Düsseldorf, München, Hamburg, Berlin und Freiburg stehen ihnen bei steuerfachlichen Fragen und bei der technischen Umsetzung für die E-Rechnungen gerne zur Verfügung.

Jens Müller


1 Zum Konflikt mit der EU-Rechtsprechung dazu wird auf den Blog-Betrag des Verfassers vom 20.7.2021 verwiesen: Link
2 Eine E-Rechnung mit einem menschenlesbaren Anhang ist daher zu empfehlen.

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Steuerrecht elektronische Rechnung E-Rechnungspflicht E-Rechnungssystem

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