Änderungen des Aktienrechts zur Hauptversammlung durch das „Maßnahmengesetz“

Änderungen des Aktienrechts zur Hauptversammlung durch das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht („Maßnahmengesetz“)

1. Einführung

Das Maßnahmengesetz hat neben Änderungen insbesondere im Insolvenzrecht vorrübergehend auch substantielle Erleichterungen für die Durchführung von Hauptversammlungen geschaffen.

Die Änderungen betreffen vor allem die Möglichkeiten einer elektronischen Teilnahme an der Hauptversammlung (Online-Hauptversammlung), die Einberufung der Hauptversammlung, den Zeitrahmen für den Termin der Hauptversammlung, Abschlagszahlungen auf den Bilanzgewinn sowie Einschränkungen des Anfechtungsrechts. Wesentliche gesetzliche Änderungen werden nachfolgend kurz zusammenfassend dargestellt.

Vor dem Hintergrund der Einschränkungen zur Versammlungsfreiheit soll es Unternehmen ermöglich werden Beschlüsse zu fassen und somit ihre Handlungsfähigkeit zu erhalten.

2. Online- und Präsenzhauptversammlung

2.1. Erleichterungen bei der Präsenzhauptversammlung

Der Vorstand kann nunmehr zunächst über (i) die Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation, (ii) die Stimmabgabe im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl), (iii) die Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern im Wege der Bild- und Tonübertragung und (iv) die Bild- und Tonübertragung auch ohne Ermächtigung durch die Satzung oder eine Geschäftsordnung entscheiden.

Die praktische Relevanz dieser Änderung für sich genommen dürfte vermutlich überschaubar bleiben, zumal sie zum einen zunächst auf einer Präsenzhauptversammlung basiert und zum anderen viele Gesellschaften bereits seit der Ergänzung des Aktiengesetzes durch ARUG I die Möglichkeit von virtuellen Komponenten wie zuvor unter (i) bis (iv) beschrieben in ihren Satzungen vorgesehen haben. Allerdings kann man diese Regelung auch als Baustein für die im Folgenden beschriebene Änderung ansehen.

2.2. Online-Hauptversammlung

Bahnbrechend ist die erstmalige Möglichkeit der echten Online- bzw. virtuellen Hauptversammlung.

Der Vorstand kann entscheiden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten werden.

Voraussetzung hierfür sind: (i) eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Versammlung, (ii) die Stimmrechtsausübung sowie die Vollmachterteilung über elektronische Kommunikation, (iii) die Einräumung einer Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation und (iv) die Einräumung einer Möglichkeit des Widerspruchs gegen einen Beschluss der Hauptversammlung für die Aktionäre, die ihr Stimmrecht elektronisch ausgeübt haben.

Dies bedeutet, dass die gesamte Hauptversammlung – einschließlich Generaldebatte und Abstimmungen – übertragen werden muss; eine Übertragung nur der Vorstandsrede und ggf. des Berichts des Aufsichtsrats genügt nicht. Die elektronische Stimmrechtsausübung wird praktischerweise über ein Online-Formular oder im Wege der Briefwahl vorab erfolgen. Die Vollmachterteilung wird nach Sinn und Zweck des Gesetzes – Gleichsetzung der Online-Hauptversammlung mit der Präsenzhauptversammlung – bis zum Ende der Generaldebatte, das Online Voting bis zum Ende der virtuellen Abstimmung zu ermöglichen sein.

In diesem Zusammenhang wird auch das Auskunftsrecht nach § 131 AktG modifiziert: Der Vorstand kann auch vorgeben, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind und entscheidet nach pflichtgemäßem, freien Ermessen, welche Fragen er beantwortet.

Die physische Anwesenheit am Ort der Versammlung ist nur für den Leiter der Hauptversammlung rechtlich zwingend. Der Notar sollte hierbei ebenfalls am Aufenthaltsort des Versammlungsleiters anwesend sein. Aufgrund der Notwendigkeit den Jahresabschluss zu erläutern und Fragen von Aktionären zu beantworten bietet es sich an, dass auch der Vorstandsvorsitzende im Versammlungsraum anwesend ist. Alle übrigen Vorstandsmitglieder und ebenso der Aufsichtsrat können online teilnehmen.

3. Einberufung der Hauptversammlung, insbesondere Fristen

Die Hauptversammlung ist nach dem Maßnahmengesetz spätestens am 21. Tag vor der Versammlung einzuberufen. Diese Mindestfrist verlängert sich abweichend von § 123 Abs. 2 Satz 5 AktG zudem nicht um die Anmeldefrist. Der Nachweis des Anteilsbesitzes bei börsennotierten Gesellschaften hat sich auf den Beginn des zwölften Tages vor der Versammlung (modifizierter Record Date) zu beziehen und muss der Gesellschaft bei Inhaberaktien an die in der Einberufung hierfür mitgeteilte Adresse bis spätestens am vierten Tag vor der Versammlung zugehen; eine kürzere Frist für den Zugang des Nachweises ist möglich. Abweichende Satzungsbestimmungen sind unbeachtlich.

Wird mit verkürzter Frist einberufen, hat die Mitteilung nach § 125 Abs. 1 Satz 1 AktG (Mitteilung der Einberufung einschließlich Tagesordnung) spätestens zwölf Tage – statt 24 bzw. 30 Tage – vor der Versammlung und die entsprechende Mitteilung nach § 125 Abs. 2 AktG an die zu Beginn des zwölften Tages vor der Hauptversammlung im Aktienregister Eingetragenen zu erfolgen. Verlangen zur Ergänzung der Tagesordnung (§ 122 Abs. 2 AktG) müssen der Gesellschaft im vorgenannten Fall mindestens 14 Tage vor der Versammlung zugehen.

Zu beachten ist auch, dass eine bereits einberufene Präsenzhauptversammlung zunächst wieder „abgeladen“ werden muss und zur virtuellen Hauptversammlung unter entsprechender Anpassung der Teilnahmebedingungen neu eingeladen wird. Ein reines Umladen von einer Form in die andere ist nicht zulässig.

4. Zeitrahmen für die Abhaltung einer ordentlichen Hauptversammlung

Die ordentliche Hauptversammlung hat nach bisheriger Regelung in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahrs stattzufinden (§ 175 Abs. 1 Satz

2 AktG). Diese Frist wurde auf ein Jahr verlängert. Für die SE gilt diese Regelung nicht.

Eine Regelung, die damit in Zusammenhang gesehen werden kann – wenngleich sie auch für Gesellschaften anderer Rechtsformen gilt –, ist die Modifikation von § 17 Abs. 2 Satz 4 UmwG. Für die umwandlungsrechtliche Schlussbilanz galt bislang eine Acht-Monats-Frist für die Anmeldung der Umwandlungsmaßnahme zum Handelsregister. Diese Frist wurde durch Art. 2 § 4 Maßnahmengesetz ebenfalls auf zwölf Monate verlängert.

5. Abschlagszahlungen auf den Bilanzgewinn

Abweichend von § 59 Abs. 1 AktG kann der Vorstand auch ohne Satzungsermächtigung entscheiden, einen Abschlag auf den Bilanzgewinn nach Maßgabe von § 59 Abs. 2 AktG zu zahlen; geblieben ist aber die Beschränkung auf die Hälfte der Vorjahresdividende.

6. Zustimmung des Aufsichtsrats

Die Entscheidungen des Vorstands nach dem Maßnahmengesetz – also verkürzt gesagt die Erleichterungen der Teilnahme, insbesondere die Online-Hauptversammlung, die verkürzte Einberufung, die Abschlagszahlungen auf den Bilanzgewinn und die Einberufung in dem verlängerten Einberufungszeitraum – bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats. Dem Gesetzeswortlaut nach bedürfte auch die Beschränkung des Fragerechts der Zustimmung des Aufsichtsrats.

7. Einschränkungen des Anfechtungsrechts

Das Anfechtungsrecht wird durch das Maßnahmengesetz eingeschränkt. Die Anfechtung kann danach nicht auf Verletzungen von § 118 Abs. 1 Satz 3 bis 5 und Abs. 2 Satz 2 AktG (insbesondere elektronische Bestätigung des elektronisch ausgeübten Stimmrechts bzgl. entsprechender Regelung bei der Briefwahl) gestützt werden. Gleiches gilt für die Verletzung der Regelung nach § 118 Abs. 4 AktG bei der Bild-und Tonübertragung. Auch für eine Verletzung der Formerfordernisse bei Mitteilungen nach § 125 und eine Verletzung von § 125 Abs. 2 AktG (erweiterte Mitteilungspflichten).

Der Anfechtungsausschluss gilt nicht, wenn der Gesellschaft Vorsatz nachzuweisen ist. Hier wird zu beachten sein, dass für den Vorsatzbegriff die allgemeinen Kriterien gelten werden. Handelt die Gesellschaft derart sorglos, dass die Schwelle zur billigenden Inkaufnahme überschritten ist, wird, was ausreichend ist, bedingter Vorsatz zu bejahen sein. Die bereits bislang vielfach beachteten hohen Sorgfaltsmaßstäbe einschließlich einer entsprechenden Dokumentation sollten also beibehalten werden, um eine „Distanz“ zum Eventualvorsatz zu halten. Diese Einschränkung kann vor allem bezüglich der Auswahl und dem Umfang der beantworteten bzw. nicht beantworteten Fragen erheblich werden. Auch insoweit verbleiben gewisse Unsicherheiten.

8. Geltungsbereich

Die Regelungen gelten nicht nur für die Aktiengesellschaft, sondern grundsätzlich auch für die KGaA und die SE entsprechend.

Die Regelungen, enthalten in Art. 2 § 1 des Maßnahmengesetzes, sind am Tag nach der Verkündung, d. h. am 28. März 2020 in Kraft getreten. Sie werden nach dem Maßnahmengesetz mit Ablauf des 31. Dezember 2021 außer Kraft treten, also das ganze verbleibende Jahr 2020 und auch in 2021 gelten. Ob es zu einer Verlängerung des Geltungszeitraums kommen wird, muss sich zeigen.

Dr. Winfried Richardt

Oliver Köster