Nehmen an der Gesellschafterversammlung einer GmbH nicht alle Gesellschafter teil, ist gegenüber dem Registergericht darzulegen und durch Vorlage entsprechen-der Unterlagen nachzuweisen, dass die nichterschienenen Gesellschafter ordnungs-gemäß geladen worden sind. Die Erklärung in der Gesellschafterversammlung, dass alle Gesellschafter ordnungsgemäß geladen worden sind, reicht nicht.
Eine aus zwei Gesellschaftern bestehende UG (haftungsbeschränkt) hielt eine Gesellschafterversammlung ab. In dieser Versammlung wurde mit den Stimmen des Mehrheitsgesellschafters beschlossen, zwei Personen zu Geschäftsführern zu bestellen. Der andere Gesellschafter war nicht erschienen. In der Niederschrift der Versammlung hieß es: "Der Vorsitzende stellte fest, dass die Gesellschafterversammlung form- und fristgerecht von ihm mittels eingeschriebenen Briefes am […] unter Mitteilung der Tagesordnung sämtlichen Gesellschaftern gegenüber einberufen worden ist".
Die Geschäftsführerbestellungen wurden sodann zum Handelsregister angemeldet. Das Registergericht lehnte die Eintragung mit der Begründung ab, dass die Nichtigkeit des Gesellschafterbeschlusses aufgrund einer fehlerhaften Ladung nicht ausgeschlossen werden könne. Im Nichtabhilfebeschluss führte das Amtsgericht aus, die auffallende Diskrepanz zwischen der letzten im Registerordner eingestellten Liste der Gesellschafter und den tatsächlich abstimmenden Gesellschaftern hätten genügend Zweifel begründet, die Nichtigkeit des Gesellschafterbeschlusses durch Prüfung der ordnungsgemäßen Ladung ausschließen zu wollen.
Das Kammergericht ist der Nichtabhilfeentscheidung gefolgt. Bei der Eintragung einer Geschäftsführerbestellung habe das Registergericht zu prüfen, ob ein entsprechender Gesellschafterbeschluss ordnungsgemäß zustande gekommen sei, jedenfalls aber die Frage eines zur Nichtigkeit führenden Ladungsmangels. Es stützt sich dabei auf § 39 Abs. 2 GmbHG, wonach die Urkunden über die Bestellung der Geschäftsführer der Handelsregisteranmeldung beizufügen sind. Eine nicht ordnungsgemäße Ladung führe zur Nichtigkeit analog § 241 Nr. 1 AktG. Die Feststellung in der Versammlungsniederschrift, wonach die Ladung ordnungsgemäß erfolgt sei, genüge nicht. Hinzu kam, dass die neu bestellten Geschäftsführer ihre Handelsregisteranmeldung allein vornahmen, da die bisherige einzige Geschäftsführerin verstorben war und die Einberufung durch einen Gesellschafter erfolgte. Vorzulegen sei ein urkundlicher Ladungsnachweis. Die Überprüfung der Richtigkeit dieser Tatsachen sei auch im Registerverfahren ohne weiteres möglich.
Das Kammergericht stellt mit seiner Entscheidung nicht in Frage, dass das Registergericht die Rechtslage nicht umfassend zu prüfen hat. Es handele sich vorliegend auch nicht – so das Gericht – um ein nicht zu prüfendes "verwickeltes Rechtsverhältnis". Das Gericht sieht vielmehr eine Pflicht zur Amtsermittlung nach §§ 26, 382 FamFG dann, wenn entweder die formalen Mindestanforderungen für eine Eintragung nicht erfüllt sind oder wenn begründete Zweifel an der Wirksamkeit der zur Eintragung angemeldeten Erklärungen oder an der Richtigkeit der mitgeteilten Tatsachen bestehen.
Dass der Handelsregisteranmeldung Urkunden über die Bestellung der Geschäftsführer beizufügen sind, ergibt sich aus § 39 Abs. 2 GmbHG. Darunter wird gemeinhin die Niederschrift über die Gesellschafterversammlung bzw. ein Auszug hiervon verstanden. Bis dahin besteht Konsens.
Hinsichtlich der darüber hinaus einzureichenden Unterlagen sowie der Umstände, unter denen diese einzureichen sind, kann hinterfragt werden, was nötig ist. Man mag argumentieren, dass es bei einer GmbH mit zwei Gesellschaftern keinen großen Aufwand bedeute, den Ladungsnachweis beizufügen. Dies kann aber kein rechtliches Argument sein; denn hierfür macht es keinen Unterschied, ob die Gesellschaft zwei oder etwa 20 Gesellschafter hat. In letzterem Fall müsste für jeden der 20 Gesellschafter das Einladungsschreiben nebst individuellem Nachweis der Einlieferung des Einschreibens (so die Satzung keine andere Art der Einberufung vorsieht) beigefügt werden. Das ist nicht nur wenig praktikabel und sehr aufwändig. Auch mit einer solchen Vorlage kann gleichwohl nicht sichergestellt werden, dass die Schreiben auch an die Gesellschafter unter "richtiger" Adresse versandt wurden. Die Liste der Gesellschafter hat nach § 40 Abs. 1 Satz 1, 2 GmbHG zwar den Wohnort bzw. den Sitz zu enthalten, nicht aber die Wohn- bzw. Geschäftsanschrift. Letztlich müsste das Registergericht bei juristischen Personen die Geschäftsanschrift abgleichen und bei natürlichen Personen Informationen zur Wohnanschrift einholen. Und selbst das würde keine Sicherheit bringen, da die Einladung an die der GmbH zuletzt mitgeteilte Anschrift des Gesellschafter zu richten ist. Spätestens hier zeigt sich aus Sicht des Verfassers, dass dies die Prüfungskompetenz des Registergerichts überspannen würde. Man würde sich in Richtung einer Due Diligence bewegen.
Ein etwa "übergangener" Gesellschafter ist auch nicht schutzlos; denn er kann einen aus seiner Sicht fehlerhaften Gesellschafterbeschluss mit einer Beschlussmängelklage angreifen und für nichtig erklären bzw. die Nichtigkeit feststellen lassen. Was dem Prozessgericht vorzulegen ist, steht auf einem anderen Blatt.
Für die Praxis bedeutet das, dass in jedem Falle weiterhin das Beschlussprotokoll bzw. ein Auszug hiervon nach § 39 Abs. 2 GmbHG bei der Handelsregisteranmeldung vorzulegen ist. Ob Registergerichte – jedenfalls ohne sonstige Anhaltspunkte für eine fehlerhafte Einberufung – künftig stets die vollständige Einberufungsdokumentation verlangen werden und hierzu berechtigt sind, darf bezweifelt werden, jedenfalls in Fällen, in denen sich keine ernstlichen Zweifel an der ordnungsgemäßen Ladung aufdrängen. Gleichwohl ist – auch unabhängig von der Entscheidung des Kammergerichts – den Gesellschaften unbedingt anzuraten, die ordnungsgemäße Einberufung von Gesellschafterversammlungen hinreichend zu dokumentieren und die Unterlagen aufzubewahren, so dass, wenn es rechtlich geboten ist, eine Vorlage möglich ist.
(Beschluss des Kammergerichts vom 20. Februar 2025, 22 W 4/25)
Dr. Winfried Richardt
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